Xero 如何支持新加坡的电子发票？

新加坡国内税务局 (IRAS) 和资讯通信媒体发展局 (IMDA) 对企业发票要求进行了重大修改。GST 注册企业将于 2025 年 XNUMX 月分阶段采用 InvoiceNow，首先从自愿注册 GST 的新成立企业开始。明确地说，这标志着新加坡公司金融交易管理的重大变化。

基于云的会计解决方案是实现电子发票转型的必备工具。我们已为不同行业的客户广泛评估和实施了各种云会计解决方案，这促使我们采用 Xero 作为首选平台。这一决定使 Xero 成为一个理想示例，展示了在线会计工具如何创​​建直接、实用的电子发票实施途径，同时简化会计操作。

这项分析将展示云计算与 InvoiceNow 网络的整合将为新加坡的中小企业 (SME) 带来的巨大好处。通过提高效率并满足即将到来的监管要求，这一转变将为新加坡的中小企业带来更加精简和更具成本效益的未来。

了解 InvoiceNow 和 Xero 集成

InvoiceNow 在 Peppol 网络上运行，这是一个安全的全球公共基础设施，用于标准化电子文档交换。新加坡已有超过 60,000 家企业使用 InvoiceNow 网络，该网络简化了发票处理并加快了付款周期，同时减少了纸张使用量。

网络安全和基础设施

InvoiceNow 利用 Peppol 网络，采用先进的安全措施，包括：

• 所有接入点的 PKI 证书认证
• 用于数据传输的 SSL 传输层安全性
• 所有传输数据均经过数字签名
• 接收系统的接入点签名验证

Xero 的 InvoiceNow 集成和功能

Xero 的集成 InvoiceNow 为新加坡中小企业带来了多项自动化功能：

直接帐单接收

• 电子发票以 Xero 中的账单草稿形式寄达
• 无需手动输入数据
• 自动填充供应商详细信息
• 实时发票更新

发送电子发票

• 直接传输给其他注册企业
• 立即交付给政府机构
• 内置收件人 Peppol ID 验证
• 已发送发票的状态跟踪

注册和设置

• 通过Xero平台免费注册
• CorpPass 身份验证集成
• 自动 Peppol ID 分配
• 公共目录列表，方便查找

业务影响和系统价值

税务合规效益

• InvoiceNow 电子发票被 IRAS 接受为 GST 的有效税务发票
• 电子发票上无需注明“税务发票”字样
• 包含标准发票要素时满足所有 GST 文件要求
• 简化商品及服务税报告和合规流程

运营改进

资料准确度

手动数据输入会给业务运营带来重大风险。 研究表明，手动输入的错误率为 3.7% – 每 370 个条目就有 10,000 个潜在错误。Xero 的 InvoiceNow 通过以下方式解决了此问题：

• 减少输入错误
• 所有发票均采用标准化格式
• 自动验证检查
• 持续记录

支付效率

IMDA InvoiceNow 常见问题解答 付款时间方面显示出一些显著的改善：

• 92% 的电子发票按时付款，而纸质发票的按时付款比例仅为 45%
• 更快的处理周期
• 改善现金流管理
• 自动对帐

环境效益

数字发票减少了：

• 纸张消耗
• 存储空间需求
• 印刷成本
• 物理归档系统

财务效益

采用电子发票带来的经济效益是一个明确的商业案例。IMDA 研究表明，企业可节省约 通过 InvoiceNow 处理每张发票 8 美元对于每月处理数百张发票的公司来说，这些节省的费用相当可观。

成本节约：

• 每处理一张发票平均节省 8 美元
• 发件人成本降低 59%
• 受助者成本降低 64%
• 最大限度地减少存储和人工处理费用

技术投资

• Xero 客户除了订阅 Xero 之外不需要其他软件

生产力提升

• 重新分配员工到更高价值的任务
• 自动数据采集
• 更快的月​​末结账
• 简化审计准备

额外的成本考虑

• 虽然 Xero 的 InvoiceNow 实施是免费的，但一些会计软件提供商可能会根据发票量收费
• 一些其他提供商也可能对附加服务收取费用，例如 PDF 到 Peppol 转换服务
• 因此，在选择服务提供商时，评估总成本影响非常重要

我们的会计团队观察到，新加坡的企业（已使用电子发票）报告其财务运营情况显著改善。小型企业受益于以前只有大型企业才能使用的自动化流程，而大型组织则可以更好地监督其发票工作流程。

即使涉及一些成本，InCorp 也同意 IMDA 的评估，即转向电子发票的总体节省应该超过任何成本。

InvoiceNow 实施时间表

IRAS 和 IMDA 已经制定了 InvoiceNow 采用的明确时间表。企业领导者应注意以下关键日期：

第一阶段：1 年 2025 月 XNUMX 日

• 自愿早期采用期开始
• 适用于 GST 注册企业
• 软启动阶段

使用 Xero 设置 InvoiceNow：企业的实用步骤

设置 Xero 进行电子发票遵循一个简单的过程，简化了中小企业的采用。

初始设置

1. 系统要求：
   • Active Xero 订阅
   • 拥有唯一实体编号 (UEN) 的新加坡企业
   • CorpPass 访问
   • 互联网连接
2. 注册步骤：
   • 连接您的 Xero 组织 到 Xero 集成应用程序
   • 使用 CorpPass 授权（需要使用 Singpass 应用程序扫描二维码）
   • 获得您独特的 Peppol ID
   • 获取您独特的 Xero InvoiceNow 电子邮件地址

设置您的网络

1. 寻找您的贸易伙伴：
   • 在SG Peppol监管机构中搜索已注册企业
   • 与供应商分享您的 Peppol ID
   • 从客户处收集 Peppol ID
   • 将客户的 Peppol ID 添加到 Xero 的联系方式中，以便于参考
2. 重要笔记：
   • 一个 Xero 组织只能处理一个 UEN
   • 网络上的所有企业都可以交换发票，无论其会计软件是什么
   • 该系统支持电子发票和电子采购订单 (ePO)

发送电子发票

1. 创建您的发票：
   • 在 Xero 中照常准备发票
   • 准备发送时选择“批准并发送电子邮件”
   • 如果需要，申请任何可用的积分
2. 交货流程：
   • 输入收件人唯一的 Xero InvoiceNow 电子邮件地址
   • 使用逗号或分号添加多个收件人
   • 完成剩余的电子邮件字段
   • 点击“发送”
3. 追踪您的发票：
   • 在 Xero 中检查已发送状态
   • 查看确认信息
   • 追踪历史记录中的唯一传输 ID

接收电子发票

1. 监控传入文件：
   • 定期在 Xero 中检查新的法案草案
   • 审查自动填充的数据
   • 电子采购订单显示为草稿发票
2. 处理收到的文件：
   • 验证发票详细信息
   • 同意付款
   • 在 Xero 内处理付款

最佳实践

1. 定期维护：
   • 经常检查账单草稿
   • 保持联系 Peppol ID 更新
   • 监控发票状态
2. 员工培训：
   • 确保团队熟悉系统
   • 建立标准操作程序
   • 维护流程文档

该系统保留了传统发票方法的并行功能，因为并非所有公司都设置了发送/接收电子发票的功能。企业将继续通过其他渠道接收发票，同时最大限度地利用电子处理的优势。

未来影响和战略利益

数据隐私与安全

• 根据现行法规，政府机构无法访问或追踪电子发票内容
• 发送方和接收方接入点之间的直接对等路由
• 安全的交易环境，维护企业隐私

国际能力

跨境交易通过最近的 InvoiceNow 增强功能得到了特别支持。Peppol International (PINT) 规范的引入允许企业发送电子发票，而无需对其进行调整以满足接收方特定的国内要求。这为从事国际贸易的公司带来了巨大的利益。

除了标准电子发票外，该网络现在还支持其他业务文件，包括电子采购订单和发票回复。这拓宽了采购到付款流程的数字化能力。

采用电子发票可以让企业更快地获得 GST 退款并简化合规流程。公司可以减少 IRAS 提交的数据准备时间，同时保持更准确的记录。或许最有益的是，新加坡中小企业可以获得先进的金融工具，从而提高其在本地和国际市场的竞争地位。

InCorp 的下一步发展

采用电子发票标志着新加坡业务流程数字化转型迈出了重要且引人注目的一步。随着 IRAS 和 IMDA 从 2025 年开始推出强制性要求，我们的税务专家认为 Xero 等云会计平台具有特殊优势，这些平台无需额外付费即可提供电子发票功能。

Xero 等平台内置的 InvoiceNow 功能尤其值得注意，因为它们能够帮助新加坡中小企业减少采用障碍，同时改善支付周期和准确性。

我们认为，选择集成解决方案的公司既能从即时效率提升中获益，也能从数字财务工作流程的未来创新中获益。这种方法为在日益数字化的经济中竞争的中小企业创造了实际优势。

如果您想了解有关您的企业如何利用电子发票或 Xero 等云会计平台的更多信息， 立即联系 InCorp.

关于Xero

Xero的 是一个拥有 4.2 万用户的全球小型企业平台。Xero 的智能工具可帮助小型企业及其顾问管理税务和银行对帐等核心会计功能，并完成工资单和付款等其他重要的小型企业任务。Xero 广泛的连接应用程序生态系统以及与银行和其他金融机构的连接在 Xero 的开放平台内提供了一系列解决方案，帮助小型企业更有效地经营业务和管理财务。

关于作者

杨闻

杨文拥有令人印象深刻的背景，在会计、咨询和一系列企业服务方面拥有十多年的专业知识，包括财务尽职调查和 FRS 咨询。他是 ISCA 的杰出成员，并拥有英国 ACCA 的尊贵会员头衔。他管理着一支专业会计师团队，并且是一名出色的 Xero 认证顾问，专门从事初始设置咨询、实施和软件数据迁移，为客户提供无与伦比的熟练程度和指导。

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