制定商业预算时要遵循的 13 个步骤

很多小企业在成立的第一年就倒闭了。小企业倒闭的原因有很多。失败的原因可能是营销不力、缺乏完善的战略、定价不当、产品开发不完善等等。其中最常见的原因之一是制定了糟糕的商业预算。

如果您希望企业成功，那么制定预算至关重要。预算可以控制您的财务状况，避免超支和负债。债务可能难以摆脱，尤其是在您无法快速产生现金流的情况下。企业需要预算的原因还有很多，包括：

• 尽量减少意外现金流问题
• 控制支出
• 其他部门做出更明智的决策
• 协助融资申请
• 告知部门领导财务目标
• 降低风险

鉴于预算对您的业务至关重要，我们列出了制定有效业务预算所需的 13 个步骤。如果您已准备好制定有助于提升业务绩效的业务预算，请继续阅读或联系我们 InCorp 商业顾问 今天为你的 企业盈利能力.

1）研究成本

您需要研究成本，以免意外支出让您措手不及。意外支出不仅会让您偏离计划，还会让您难以实现目标。如果您的预算是针对某个成本设定的，而您后来发现需要更多资金，那么您的销售利润就会减少。这会让您的企业陷入困境，因为您必须确定如何增加收入和利润来抵消高昂的支出。

经营企业时，您需要制定预算，以涵盖固定成本和变动成本。固定成本包括租金、水电费、电话/网络费、会计费用、法律费用、技术费用、工资、广告和市场营销费用。变动成本包括销售商品的成本以及人工成本/佣金。

在研究您的业务成本时您应该了解以下一些提示：

• 为了避免低估支出而夸大成本
• 营销成本很容易被低估
• 如果是新企业，包括启动成本
• 变动成本通常与销售额相关

通过进行适当的研究，您可以更好地规划业务运营成本。这个过程可以帮助您做出明智的决策，确保您的业务顺利运营，避免任何意外的财务意外。

2）项目收益

如果你想让你的企业成功，计算每月、每季度和每年的销售活动能带来多少收入至关重要。很多企业失败的原因是没有计算收入，或者高估了收入并增加了成本。

这就是为什么在预测收入时遵循以下提示很重要：

• 预测收入 – 您希望为自己的业务设定一个目标，让整个团队都明白需要为之努力。
• 使用保守的收入估计—— 不要指望在第一年就赚到一百万美元，尤其是在没有建立客户群的情况下。
• 使用前一年的数据作为起点 – 如果您前一年的收入为 200 万美元，并且预计会出现增长，那么 350 万美元的估计将是一个安全的预测。

预测收入的关键在于，要基于真实数据。如果没有系统支持你的目标，你就无法根据你期望的收入进行预测。你需要根据企业的实际能力进行预测。如果你去年的业绩是百万美元，那么在短短一年内就达到一亿美元将非常困难。因此，你的预测应该基于未来实际的增长情况。

3）计算毛利率

毛利率体现了您企业的财务状况。毛利率是指支付经营成本后剩余的资金。例如，您的企业可能创造了1,000,000万美元的收入，但到年底却没有负债，因为支出超过了收入。这种情况的发生是因为您不知道运营企业究竟花了多少钱。您可能会在产品和服务上浪费资金，而这些产品和服务除了增加您的成本外，对您的业务没有任何影响。因此，您需要全面分析您的业务运营，以发现哪些费用可以削减。

以下一些建议可以帮助您提高毛利率：

• 列出所有销售商品的成本
• 从总销售收入中减去成本
• 考虑整个企业还是单个部门

遵循这些步骤，您就能真正洞察您的业务运营状况。现在，您掌握了提升利润并降低成本所需的信息。这能帮助您发展真正成功的业务，而不仅仅是凭借巨大的销售额来打造看似成功的业务。

4）创建12个月的现金流量预测

你需要知道一年中你的企业预计会有多少钱，以及这些钱将如何产生。这有助于你根据12个月的预期收入来制定预算。这样做，你就能确定每月应该支出多少，从而控制支出。这在你经营季节性业务时尤其有用。如果你知道自己的企业大部分收入来自一年的前4-5个月，那么你就知道，一旦这个周期结束，你就需要大幅削减支出。

您可以通过执行以下操作来创建 12 个月的现金流量预测：

• 允许付款条款——这有助于您更好地预测付款交易发生的时间。
• 允许付款方式——信用协议产生费用
• 了解您的期初余额及其如何影响现金流

5）针对不可靠的付款人进行调整

不幸的是，您将不得不处理那些超出发票规定期限付款的客户。这会影响您的现金流预测，因为错过付款会导致您的业务没有现金流。这会打乱一切计划，因为您有自己的开支需要支付，而错过付款会导致您因服务提供商而延迟支付自己的款项。

既然知道你必须要应对不可靠的客户，你就需要制定一个有效应对这类客户的计划。虽然有时客户会因为个人财务问题而无法付款，但这不应该成为一种习惯。然而，一旦习惯成自然，你就需要解雇他们，因为他们正在利用你的宽容。如果你不制定一个计划来控制这些问题客户，你的业务最终会因为他们的不良付款行为而破产。

对于不可靠的玩家应按以下方式处理：

• 允许收入栏中的延迟付款 – 这种情况最多发生三次，即使他们是大客户，因为他们的产品和服务价格昂贵
• 允许坏账 – 你需要留出一定金额，以应对因完全未付款而产生的债务
• 制定处理延迟付款的业务政策 – 应告知逾期付款将产生滞纳金和其他罚款，以鼓励客户按时付款

6）根据季节性进行调整

如果您的企业经历了非常繁忙的时期，然后又急剧放缓的时期，您需要在预算中考虑这些周期。您不能继续像每个月都能赚钱一样花钱。这样做会耗尽您赚取的现金，并使您的企业面临严重的倒闭风险。因此，您需要找到方法来抵消低迷时期的影响，并实施一些有助于您保留已赚到的钱的程序。

可以通过执行以下操作来实现：

• 彻底研究您所在行业的季节性需求
• 在高峰期节省开支以应对淡季
• 如果需要满足需求，允许临时工作人员
• 允许在高峰时段增加生产成本

最后，您必须尽一切可能在繁忙的月份赚取尽可能多的钱，以便在淡季维持运营。

7）根据经济和行业趋势进行调整

您的企业必须应对经济因素和行业内发生的事件。当您为可能发生的变化做好准备时，您就可以继续运营业务，而不会受到任何重大干扰。这也使您能够根据这些事件对企业生产的影响来调整定价和运营。如果经济发生金融危机，您很可能不得不降低价格，并预计会失去客户。如果您的行业经历了新的发展，您很可能不得不增加支出，以保持与行业标准同步。

您可以通过执行以下操作来为经济和行业趋势做好准备：

• 考虑一般行业增长
• 考虑更广泛的经济增长
• 咨询可靠的行业专家的预测

8）决定如何花钱

你的支出方式是衡量你能否有效控制预算的重要指标。如果你把钱随意花在对业务增长没有帮助的事情上，那么你就是在浪费本可以花在更好地方的资金。例如，花大价钱购买新的办公家具并不能给你的公司带来收入，纯粹是浪费。另一方面，由于营销活动为你的生意带来了更多潜在客户而增加支出，则是一项非常值得的投资。你必须了解哪种支出方式对你的生意最有利，并且从长远来看是有益的。

以下是一些有关如何制定花钱策略的示例：

• 固定利率能源计划有助于预测
• 决定是否购买或租赁技术、车辆、办公楼等
• 购买新产品前请先检查旧产品
• 看看是分期付款还是直接购买

9）与供应商讨论成本

尝试与供应商协商，以便您以折扣价或在付款前获得所需的材料和服务。您的业务会有大量资金投入和支出，有时您手头没有足够的现金来支付供应商的服务费用。因此，您需要制定一个对您和供应商都有利的协议。例如，您可以先获得服务，等到手头有现金时再支付少量预付款。您也可以根据采购量协商折扣。无论您选择哪种方式，都需要找到降低经营成本的方法，以便赚取更多利润。

10）与部门主管讨论支出

组织内的每个人都需要了解公司需要维持的预算。这有助于每个人专注于削减开支，同时提高绩效，创造更多收益。很多时候，预算超支是因为没有与管理层讨论过。当管理层明确告知必须将成本维持在一定水平才能保持公司盈利时，人们就会注意到需要做什么，并据此制定计划。

以下是您与部门主管讨论的有关支出的几个主题：

• 项目一次性费用
• 同意对公司有帮助的必要支出
• 制定目标来激励绩效

11）优先考虑投资

您需要专注于能够促进业务增长的支出。无论是用于员工培训、购买新软件还是聘请顾问，这些支出都应该为您的业务带来回报。因此，在做决策时，您需要优先考虑哪种支出类型是最佳选择。您可能需要确定您的预算是用于短期投资还是长期投资——根据您当前的需求，这类决策可能很艰难。重要的是，您要做出能够为您的业务带来强劲盈利和增长的决策。如果这不在您的决策中，那么您很可能做出了错误的决定。

确定投资优先顺序应遵循以下原则：

• 决定将超出预测水平的利润分配到哪里
• 咨询主要管理层和部门主管
• 讨论非必要开支
• 优先考虑项目成本而非个人成本

12）制定应急计划

如果您的企业遭遇某种挫折，例如大量客户流失或诉讼，您需要制定一个应对这些损失的计划。希望您的挫折不会如此严重，但您确实需要制定一个计划来应对可能影响您预期收入和利润的财务挫折。这就是为什么您需要在预算范围内制定一个储蓄计划，以便在未雨绸缪。如果没有制定这样的计划，您将无法继续前进，因为您很容易被那些影响企业正常运营的问题所困扰。因此，做好最坏的打算至关重要，这样您才能在面临挑战的情况下仍然全力以赴。

您可以通过以下方式制定应急计划：

• 进行风险分析
• 财务表现不佳的计划
• 考虑每个选项对业务绩效的影响
• 最大限度地减少业务关键领域的损失

13）计划定期预算审查

制定预算后，应尽可能频繁地进行审查，以便跟踪进度。许多企业未能将支出控制在既定预算范围内，因为他们只是制定预算然后就搁置一旁——只有在遇到财务困难时才会进行审查。作为企业，您必须积极主动，而不是被动应对。保持预算主动性的最佳方法是经常审查预算，并在必要时进行必要的调整。

以下是您处理定期预算审查的方法：

• 季度预算审查具有灵活性
• 对表现过度/不佳做出反应
• 相应调整数字
• 与您的会计师或 商业顾问 在做出重大决定之前

以下是制定业务预算时应遵循的一些注意事项：

Do

• 确保企业中的所有相关人员都能实时看到这些数据，以影响他们的决策
• 要求部门主管对所有请求进行成本/收益分析
• 跟踪财务业绩与预测
• 监控流程以寻找有效削减成本的机会
• 准备根据绩效做出调整

别

• 设定固定预算限制团队决策，错失良机
• 通过为每个部门分配固定预算来鼓励超支
• 当业务表现好于预期时，未能调整预算，从而限制增长
• 以牺牲质量为代价来削减成本
• 把预算看作一门精确的科学，但它只是一个指南