在现代商业环境中，细致的记录保存的重要性怎么强调也不为过。它是财务健康、法律合规和战略决策的支柱。
有效的业务记录管理可以防止潜在的审计或法律问题，并为您公司的运营提供宝贵的见解，有助于简化流程并提高整体效率。
从跟踪费用和管理发票到处理业务记录的做法，可以显著影响组织的成功。
随着我们深入研究这个话题，我们将探讨战略 保持记录中 策略并分享实用技巧，以确保您的记录准确、可访问且安全。
什么是记录保存？
记录保存是收集、整理、存储和维护准确财务文件的系统过程，这些文件可以反映公司的交易、活动和运营情况。这些业务记录包括发票、收据、凭证、银行对账单以及其他法律合规和税务申报所必需的支持文件。
保存记录有什么好处？
对于新加坡的企业来说，保存准确、详尽的记录有几个显著的优势。我们在下面进行探讨：
做出更好的商业决策
准确可靠的记录可以清晰地概述您企业的财务状况。通过更新的公司记录，您可以轻松跟踪收入、支出和现金流。这些信息对于做出有关预算、投资和有效管理资源的明智决策至关重要。
了解公司财务状况
通过定期跟踪公司的财务记录，您可以清楚了解公司的当前财务状况。其中包括您的利润、损失、费用和现金流。
有了这些信息，您就可以确定可能需要削减成本或增加收入的领域。此外，彻底了解您的财务状况可以帮助您在预算和资源分配方面做出更明智的决策。
保持合规并避免处罚
根据当地法律法规妥善保存记录的公司可以避免遭受罚款或监禁等处罚。
促进税务报告和审计
准确的记录保存还可以让企业更轻松地申报税款并接受税务机关的审计。通过妥善组织和存储所有财务文件，企业可以轻松提供必要的信息和证据来支持其纳税申报。这降低了因报告错误而面临处罚或额外税款的风险。
IRAS 的记录保存要求是什么？
新加坡国内税务局 (IRAS) 规定，公司必须从相关评估年度 (YA) 开始保存至少 5 年的记录。
企业必须保留银行对账单和原始文件等记录，以解释与其收入、采购和业务支出相关的交易。此外，还必须系统地保存会计记录和总结业务交易的附表。
请注意，GST 注册企业还必须保存至少 5 年的适当业务和会计记录以支持其 GST 申报。
如果公司无法提供足够的文件来支持其进项税申索，其申索将被拒绝，并可能受到处罚。
以下是对企业主有用的记录保存清单：
| 记录类型 | 所需文件 | 消费税注册企业 | 非消费税注册企业 |
|---|---|---|---|
| 收入记录 | 退货贷项通知单 | 其他要求 | 其他要求 |
| 已开具税务发票 | 其他要求 | 不需要 | |
| 出口相关文件 | 其他要求 | 其他要求 | |
| 付款收据证明 | 其他要求 | 不需要 | |
| 收银机纸带或发票或序列号收据 | 其他要求 | 不需要 | |
| 房东与租客签署的租赁协议 | 其他要求 | 其他要求 | |
| 业务费用记录 | 收到发票或收据 | 其他要求 | 其他要求 |
| 雇主缴纳的公积金 | 其他要求 | 其他要求 | |
| 付款凭证 | 其他要求 | 不需要 | |
| 员工薪酬支付凭证 | 其他要求 | 其他要求 | |
| 向个人或公司支付的服务费用以及提供服务的相关合同或协议 | 其他要求 | 其他要求 | |
| 购买记录 | 进口相关文件 | 其他要求 | 其他要求 |
| 付款凭证 | 其他要求 | 不需要 | |
| 收到的税务发票、收据或发票 | 其他要求 | 其他要求 | |
| 其他记录（针对 GST） | 从海关许可仓库移出货物 | 其他要求 | 不需要 |
| 商业货物的处置 | 其他要求 | 不需要 | |
| 商业货物用于非商业用途 | 其他要求 | 不需要 | |
| 会计记录和附表（所需文件） | 库存清单 | 其他要求 | 其他要求 |
| 总账 | 其他要求 | 其他要求 | |
| 资产负债表、损益表 | 其他要求 | 其他要求 | |
| 采购记录簿或清单 | 其他要求 | 其他要求 | |
| 销售记录簿或清单 | 其他要求 | 其他要求 | |
| 消费税账户进项税和输出税汇总，包括退还给游客的消费税 | 其他要求 | 不需要 | |
| 银行对帐单 | 包含个人和商业用途独立银行账户的银行对账单 | 不需要 | 不需要 |
| 会计记录和附表（推荐文件） | 公共交通费用明细表 | 其他要求 | 其他要求 |
| 详细的旅行费用计划表 | 其他要求 | 其他要求 | |
| 固定资产明细表 | 其他要求 | 其他要求 | |
| 招待费详细清单 | 其他要求 | 其他要求 | |
| 资本津贴记录 | 其他要求 | 其他要求 |
被除名公司的记录保存
已被除名和解散的公司必须确保在公司解散前曾担任公司高管的个人在公司解散之日起至少 5 年内保留公司的所有账簿和文件。
清盘公司的记录保存
正在清盘的公司必须确保清算人确保在解散之日起至少保留其所有账簿和文件五年。
不遵守记录保存要求
根据新加坡 1947 年所得税法和 1993 年商品及服务税法，未能遵守记录保存要求的公司将被视为违法。新加坡税务局可能会采取以下措施：
- 运用最佳判断来确定所赚取的收入
- 不允许费用报销、GST 进项税报销的资本津贴（如适用），和/或
- 处以最高 5,500 新元的罚款，如不付款，最高可判处 6 个月监禁
如何实现良好的记录保存实践
新加坡公司可以采用以下几种方法来成功保存适当的记录。它们是：
使用正确的会计软件
使用支持正确记录保存的会计软件至关重要。鼓励公司使用 IRAS 会计软件注册 Plus (ASR+) 上列出的软件。该软件使公司能够以数字方式处理日常业务运营和交易，并轻松履行其税务合规义务。
外包给第三方供应商
或者，缺乏内部支持来管理记录保存需求的公司应考虑将流程外包给 InCorp 等第三方提供商。我们的团队使用强大的会计软件，并结合专业人员的专业知识，帮助各行各业的客户轻松处理记录保存。
通过 InCorp 履行您的记录保存合规义务
在 InCorp，我们的团队已帮助新加坡及其他地区的许多公司无缝管理其记录保存需求。我们使用合规的记录保存系统，该系统结合了人力专业知识和软件技术。现在，您可以保存适当的记录，同时专注于公司的核心创收活动！
关于新加坡记录保存的常见问题
有哪些记录保存的例子？
- 商业记录保存涉及维护跟踪财务活动的各种类型的文件，例如维护财务记录。
保存记录的重要性是什么？
- 记录保存对于各种规模的企业都至关重要，因为它提供了一种结构化的方式来追踪财务和运营信息。它可以帮助公司保持井然有序，遵守法律法规要求，并做出明智的商业决策。
企业需要保留记录多长时间？
- 根据新加坡税务局 (IRAS) 的规定，企业必须保存至少 5 年的记录。
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