新加坡公司秘书的职责

如果你是初次创业，你通常会认为公司秘书在公司里只是敷衍了事的职位。毕竟，他们唯一的职责似乎就是提醒你合规日期和时间表，以及出席公司会议做笔记——你自然会认为几乎任何人，甚至是你青春期的侄子，都能胜任这份工作……对吗？错了。

公司秘书的职责是什么？

新加坡公司秘书的角色在商业组织中实际上非常重要。公司秘书负责更新公司的所有官方文件，并确保公司遵守《新加坡公司法》的所有要求，从召开年度股东大会到提交年度申报表的截止日期。此外，公司秘书的职责是维护公司的法定登记册或账簿，例如：

• 股东大会和董事会会议记录。
• 前任和现任董事和秘书的登记册。
• 所有过去和现在的股东及其持股情况的登记册。
• 公司资产抵押的登记册。
• 债券持有人登记册。

私人有限公司的公司秘书无需具备任何正式资格。然而，作为公司的所有者或董事，您必须确保此人具备足够的知识来履行其公司秘书的职责，因为他/她是公司的高级职员，因此可能对公司的违约行为承担责任。这正是公司通常聘请像InCorp这样的专业公司担任公司秘书的最重要原因之一。这样做的好处在于，公司成员可以确信所有公司合规事宜都得到了妥善专业的处理。公司秘书的其他职责可能包括：维护公司法定登记册、确保按时提交法定表格、组织公司董事会会议和年度股东大会、向注册处发送决议副本以及更新新加坡会计与企业管制局（ACRA）的记录。由此可见，公司秘书在公司的运营中扮演着至关重要的角色。公司秘书的失职或失职可能导致公司面临数千美元的法定罚款，在某些情况下，董事甚至可能承担刑事责任。税务局 (IRAS) 和中央公积金局 (CPF) 等政府机构可能会因您作为公司董事未能遵守相关规定而向您发出传票；如果您甚至不知道有这份传票，因为失职的秘书没有通知您，那么您将面临逮捕令。试想一下，如果您正准备去度假，却因为无意中试图逃避逮捕令而在机场被捕，这在当局看来是多么糟糕！

唯一董事可以担任新加坡的公司秘书吗？

公司必须在成立之日起 6 个月内任命一名秘书。公司秘书必须是：

• • 自然人；
  • 居住在新加坡。

公司秘书职位不得空缺超过6个月。公司的唯一董事和公司秘书不能是同一个人。  

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