ビジネス予算を作成する際に従うべき13のステップ

創業後1年以内に倒産してしまう小規模企業は数多く存在します。小規模企業が失敗する理由は様々です。マーケティングの失敗、戦略の不備、価格設定の誤り、製品開発の不備など、多くの要因が考えられます。中でも最も一般的な原因の一つは、不適切な事業予算の策定です。

事業を成功させたいのであれば、事業予算を作成することは非常に重要です。予算があれば、支出を抑え、事業を負債に陥らせることなく、財務状況を管理できます。負債は、特に迅速に返済できるだけのキャッシュフローを生み出せない場合、返済が困難になることがあります。事業に予算が必要な理由は他にもたくさんあり、例えば以下のようなものがあります。

• 予期せぬキャッシュフローの問題を最小限に抑える
• 支出をコントロールする
• 他の部門におけるより情報に基づいた意思決定
• 融資申請の手続きを支援します
• 部門責任者向けの財務目標に関する情報を提供する
• リスクを軽減

ビジネスにおいて予算を持つことがいかに重要かを踏まえ、効果的なビジネス予算を作成するために必要な13のステップをリストアップしました。ビジネスのパフォーマンス向上に役立つビジネス予算を作成する準備ができたら、このまま読み進めるか、当社にご相談ください。 InCorpビジネスアドバイザー 今日はあなたの 事業収益性.

1) 研究費

予期せぬ出費に慌てないよう、費用を事前に調査する必要があります。予期せぬ出費は計画を狂わせるだけでなく、目標達成を困難にします。予算を特定の費用に設定していたにもかかわらず、後になって追加費用が必要だと判明した場合、売上から得られる利益が減少してしまいます。そうなると、高額な出費を相殺するために、売上と利益の両方をどのように増やすかを考えなければならなくなるため、事業は厳しい状況に陥ります。

事業を運営する際には、固定費と変動費を考慮した予算を作成する必要があります。固定費には、家賃、光熱費、電話・インターネット料金、会計士費用、弁護士費用、技術費用、給与、広告宣伝費などが含まれます。変動費には、売上原価と人件費・手数料などが含まれます。

事業コストを調査する際に知っておくべきヒントをいくつかご紹介します。

• 支出を過小評価しないように、コストを過大に見積もる
• マーケティング費用は過小評価されやすい
• 新規事業の場合は、創業費用を含めること。
• 変動費は通常、売上に関連しています

適切な調査を行うことで、事業運営にかかる費用をより的確に計画できるようになります。このプロセスは、予期せぬ経済的負担に見舞われることなく事業を運営するための、情報に基づいた意思決定に役立ちます。

2) プロジェクト収益

事業を成功させたいなら、月次、四半期、年次の売上活動からどれだけの収益が得られるかを計算することは必須です。多くの企業が失敗するのは、収益を計算しなかったり、収益を過大に見積もってコストを過剰に計上したりすることが原因です。

だからこそ、収益予測を行う際には、以下のヒントに従うことが重要なのです。

• 収益予測 – ビジネスにおいては、チーム全員が達成に向けて努力する必要があると理解している目標を設定することが重要です。
• 控えめな収益予測を使用する – 特に確立された顧客基盤がない場合、事業開始初年度に100万ドルの収益を上げることを想定すべきではありません。
• 前年度の数値を起点として利用する – 前年度の収益が200万ドルだった場合、成長が見込まれるのであれば、350万ドルという見積もりは妥当な予測と言えるでしょう。

収益予測において重要なのは、実際のデータに基づいて予測を行うことです。目標達成を支える体制が整っていない状態で、希望する収益額に基づいて予測を立てることはできません。予測は、自社の事業能力に基づいて行う必要があります。昨年100万ドルの売上だった企業が、わずか1年で1億ドルの売上を達成するのは非常に困難です。したがって、予測は、長期的に実現可能な現実的な成長に基づいて行うべきです。

3) 粗利益を算出する

粗利益は、事業の財務健全性を示す指標です。粗利益とは、事業運営にかかる費用を差し引いた後に残る金額のことです。例えば、事業の売上高が1,000,000万ドルであっても、経費が売上高を上回っているため、年末に負債を抱えていないという状況が起こり得ます。これは、事業運営にどれだけの費用がかかっているかを把握していないことが原因です。費用がかかるだけで事業に何の影響も与えない商品やサービスに無駄な支出をしている可能性があります。そのため、事業運営全体を分析して、どこで経費を削減できるかを見極める必要があります。

粗利益率を向上させるためのアドバイスをいくつかご紹介します。

• 販売した商品のすべてのコストをリストアップしてください。
• 総売上高からコストを差し引く
• 事業全体と個々の部門を比較検討する

これらの手順に従うことで、事業の現状を正確に把握することができます。利益を増やしながらコストを削減するために必要な情報が得られるため、売上高が大きいだけで成功しているように見せかけるのではなく、真に成功する事業を構築することが可能になります。

4) 12ヶ月間のキャッシュフロー予測を作成する

年間を通じて事業にどれだけの収入が見込まれるか、そしてその収入がどのように生み出されるかを把握する必要があります。これにより、12か月間の予測に基づいた予算を作成できます。予算を作成することで、月ごとの支出額を決定し、支出を管理しやすくなります。これは特に季節性の高い事業を運営している場合に役立ちます。事業の収益の大部分が年の最初の4～5か月で得られることが分かっている場合、このサイクルが終わったら支出を大幅に削減する必要があることが分かります。

以下の手順で12ヶ月間のキャッシュフロー予測を作成します。

• 支払い条件を設定しておくと、支払い取引がいつ行われるかをより正確に予測できます。
• 支払い方法を考慮する – クレジット契約には費用が発生します
• 期首残高とそのキャッシュフローへの影響を理解する

5) 支払いが不安定な場合の調整

残念ながら、請求書に記載された支払期限を過ぎて支払いを行う顧客への対応を迫られることがあります。支払いが滞ると事業への資金流入が途絶えるため、これはキャッシュフロー予測に影響を与えます。自社の経費も支払わなければならない上に、支払いが滞るとサービスプロバイダーへの支払いも遅れてしまうため、すべてが狂ってしまうのです。

信頼できない顧客への対応が必要になることを想定して、こうした顧客への効果的な対処法を策定する必要があります。顧客が個人的な経済状況のために支払いができない場合もあるでしょうが、それが常態化してはなりません。もし常態化してしまったら、その顧客はあなたの寛大さを悪用していると見なされ、取引を打ち切るべきです。こうした問題のある顧客を適切に管理する対策を講じなければ、彼らの悪質な支払い行動によって事業が立ち行かなくなるでしょう。

信頼できない選手には、以下の方法で対処すべきである。

• 収益欄に支払いの遅延を計上できる – たとえ彼らの製品やサービスが高額な大口顧客であっても、このような事態は3回までしか許されるべきではない。
• 不良債権を計上する – 支払いが全く行われなかった場合に発生する債務額をあらかじめ決めておく必要があります。
• 支払いの遅延に対処するためのビジネスポリシーを作成する – 支払いが遅れた場合、延滞料金やその他のペナルティが発生することを顧客に伝え、期日通りに支払いを行うよう促すべきである。

6) 季節変動を調整する

事業が非常に忙しい時期と、大幅に閑散とする時期がある場合、予算編成においてこれらのサイクルを考慮する必要があります。毎月資金が生み出されているかのように支出を続けることはできません。そうすると、せっかく稼いだ資金が枯渇し、事業が閉鎖に追い込まれる危険性が高まります。したがって、閑散期を補うための対策を講じ、稼いだ資金を維持するための仕組みを構築する必要があります。

これは以下の方法で実現できます。

• 自社の業界における季節的な需要を徹底的に調査する。
• 繁忙期に貯蓄を増やし、閑散期を乗り切る
• 需要を満たすために必要に応じて臨時スタッフを配置する
• ピーク時の生産コスト増加を考慮に入れる

最終的には、閑散期にも事業を継続できるよう、繁忙期にできる限り多くの収入を得るためにあらゆる努力をしなければならないでしょう。

7）経済および業界の動向に合わせて調整する

事業は、経済情勢や業界内で発生する様々な事象に対応していかなければなりません。こうした変化に備えておけば、大きな混乱なく事業を継続できます。また、これらの事象が事業の生産にどのような影響を与えるかに応じて、価格設定や事業運営を調整することも可能です。経済危機が発生した場合、価格を引き下げ、顧客を失うことを覚悟しなければなりません。業界に新たな発展があれば、業界標準に追いつくために支出を増やす必要があるでしょう。

経済や業界の動向に備えるには、以下のことを行う必要があります。

• 一般産業の成長を考慮する
• より広範な経済成長を考慮する
• 信頼できる業界専門家の予測を参考にしてください。

8) どのように使うかを決める

支出の仕方は、予算管理能力を測る重要な指標となります。事業の成長に繋がらないものに無駄遣いをしていると、より有効に使えるはずのお金を浪費していることになります。例えば、新しいオフィス家具に多額の費用をかけても、事業の収益には繋がらず、無駄遣いです。一方で、マーケティングキャンペーンへの支出を増やすことは、それが事業のリード獲得に繋がっているのであれば、優れた投資と言えるでしょう。長期的に見て、事業にとって最適な支出方法を見極めることが重要です。

お金の使い方に関する戦略を立てる方法の例をいくつかご紹介します。

• 固定料金制のエネルギープランは予測に役立ちます
• テクノロジー、車両、オフィスビルなどを購入するかリースするかを決定する
• 新しい製品を購入する前に、古い製品をチェックしてください。
• ローンで購入するか、現金一括で購入するかを検討してください。

9) 仕入先とコストについて話し合う

仕入先と交渉して、必要な資材やサービスを割引価格で、あるいは支払い前に入手できるような条件を模索しましょう。事業には多額の資金の出入りがあり、仕入先へのサービス料金をすぐに支払えるだけの現金が手元にない場合もあります。だからこそ、あなたと仕入先の双方にとってメリットのある取り決めをする必要があるのです。例えば、サービスを前払いしてもらい、手元に現金がある時に少し多めに支払うといった方法が考えられます。また、仕入量に応じて割引を交渉することも可能です。どのような方法を選ぶにしても、事業コストを削減し、より多くの利益を上げる方法を見つけることが重要です。

10）各部門長と支出について話し合う

組織内の全員が、会社が維持すべき予算を把握しておく必要があります。これにより、全員が支出を削減しつつ業績を向上させ、より多くの収益を生み出すことに集中できるようになります。予算が予算超過になる原因の多くは、マネージャーと予算について話し合われていないことにあります。会社が利益を上げるためには、コストを一定レベルに維持する必要があることが伝えられれば、人々は何をすべきかを認識し、それに応じて計画を立てるでしょう。

支出に関して、各部署の責任者と話し合うべきトピックをいくつかご紹介します。

• プロジェクトの一時的な費用
• 会社にとって必要な支出に同意する
• 業績向上を促すための目標を設定する

11）投資の優先順位付け

事業の成長を促進する支出に注力する必要があります。従業員の研修、新しいソフトウェアの購入、コンサルタントの雇用など、支出するお金は事業に利益をもたらすものでなければなりません。そのため、意思決定を行う際には、どのような支出が最善の選択肢となるかを優先順位付けする必要があります。予算を短期投資に使うか長期投資に使うかを判断しなければならない場合もあるでしょう。こうした判断は、現在のニーズによっては難しいものとなる可能性があります。重要なのは、事業の収益性と成長に大きく貢献する意思決定を行うことです。もしこれが意思決定の要素に含まれていないのであれば、おそらく間違った判断をしていると言えるでしょう。

投資の優先順位付けは、以下の点に沿って行うべきです。

• 予測水準を超える利益をどこに配分するかを決定する
• 主要な経営陣および部門長に相談する
• 不要不急の支出について話し合う
• 個々のコストよりもプロジェクトを優先する

12）緊急時対応計画を作成する

顧客の大幅な減少や訴訟など、事業に何らかの打撃が生じた場合、こうした損失に対処するための計画を事前に立てておく必要があります。幸いにも、こうした深刻な打撃は起こらないでしょうが、収益や利益に影響を与えるような財務上の打撃に対処するための計画は必ず策定しておくべきです。そのため、予算の中に貯蓄計画を組み込んでおくことで、不測の事態にも対応できるようになります。このような計画が事前に立てられていないと、事業運営に支障をきたすような問題に不意を突かれ、事業を継続していくことが困難になります。したがって、最悪の事態を想定して計画を立てておくことが非常に重要です。そうすることで、たとえ不利な状況に陥っても、最善を尽くすことができるのです。

緊急時対応計画は、以下の手順で作成できます。

• リスク分析を実施する
• 財務上の業績不振への対策
• 各選択肢が事業業績に与える影響を検討する
• ビジネス上重要な分野における損失を最小限に抑える

13）定期的な予算見直しを計画する

予算を作成したら、進捗状況を常に把握できるよう、できるだけ頻繁に見直すべきです。多くの企業は、予算を作成しただけでそれを保管しておき、経営難に陥って初めて見直すため、設定した予算内で支出を管理できていません。企業は、事後対応ではなく、事前対応を行う必要があります。予算を積極的に管理する最善の方法は、頻繁に見直し、必要に応じて調整を行うことです。

定期的な予算見直しは、以下の手順で行います。

• 四半期ごとの予算見直しにより柔軟性が確保される
• 過剰または不足なパフォーマンスに反応する
• 数値を適宜調整してください。
• 会計士に相談するか、 ビジネスコンサルタント 大きな決断をする前に

事業予算を作成する際に守るべきいくつかのポイントと避けるべき点を以下に挙げます。

Do

• 事業に関わるすべての関係者がリアルタイムで数値を確認し、意思決定に役立てられるようにしてください。
• 部門長からのすべての依頼には、費用対効果分析を依頼してください。
• 予測値に対する財務実績を追跡する
• プロセスを監視し、コストを効率的に削減できる機会を探します。
• パフォーマンスに基づいて調整を行う準備をしてください

しないでください

• チームの意思決定に制約を課す固定予算を設定することで、機会を逃してしまう。
• 各部署に固定予算を割り当てることで、予算超過を促す
• 事業が予想以上に好調な時に予算調整を行わないことで、成長を阻害する。
• 品質を犠牲にしてコストを削減する
• 予算編成はあくまでも目安に過ぎないのに、厳密な科学のように考えてはいけません。